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EU-DSGVO – hier: Datenschutzerklärungen für Weiterbildungsveranstaltungen
von Bruno Schmalen, SCHMALEN-Kommunikation und Training

Disclaimer
Ich bin weder Jurist noch Datenschutzbeauftragter! Dieser Artikel stellt KEINE Rechtsberatung dar, sondern gibt lediglich das wieder, was ich in eigener Recherchearbeit zu diesem Thema herausgefunden habe. Ich übernehme keine Gewähr für Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit meiner Ausführung und keinerlei Haftung für mögliche Rechtsfolgen. Bitte gegebenenfalls nachrecherchieren.
Teaser: Der Countdown läuft. Am 25. Mai 2018 tritt sie in Kraft die EU-Datenschutzgrundverordnung. In Training und Coaching benutzt der Trainierende und Coachende persönliche Daten seiner Teilnehmer. Dazu ist eine Datenschutzerklärung nötig für die Bruno Schmalen hier Vorlagen erstellt hat.

Drei Vorlagen für die Arbeit in Training und Coaching sollen unterstützen, die Regeln der EU-DSGVO einzuhalten und die notwendige Zusammenarbeit mit Teilnehmenden und Auftraggebenden zu ermöglichen.

  1. Datenschutzerklärung für Workshop und Training
  2. Datenschutzerklärung für Workshop und Coaching
  3. Datenschutzerklärung für Workshop gegenüber Auftraggebern

Jede Datenschutzerklärung sollte in der Anzahl der Teilnehmenden(Coachees) ausgedruckt werden und von den Teilnehmenden (Coachees) unterschrieben werden. 
Was noch wichtig ist:
Die Datenschutzerklärungen gelten ausschließlich für die genannten Daten. Nicht berücksichtigt sind:

  • Ergebnisse bei Umfragen mit den Teilnehmern
  • Ergebnisse im Rahmen von Erfolgskontrolle, insofern es sich dabei um personenbezogene Daten handelt
  • Im Rahmen von eLearning erhobene Daten (dieser Fall wurde nicht untersucht. Es könnte zusätzlich das Telemediengesetz greifen.)

Auf den folgenden Seiten finden Sie die drei Datenschutzerklärungen.

Teil 1
Datenschutz-Erklärung für Teilnehmer einer Weiterbildungsveranstaltung 

(Name des eigenen Unternehmens)erhebt von Workshop-Teilnehmenden die folgenden Daten zum internen Gebrauch und zur Bewältigung der Aufgaben, die im Rahmen der Weiterbildung und der Vor- und Nachbereitung sowie der Durchführung von Veranstaltungen: 

  • Organisationsname 
  • Name, Vorname 
  • Funktion in der Organisation 
  • Adresse 
  • Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, Webadresse 
  • Gegebenenfalls Bankdaten 

Diese Daten werden im Rahmen der Zusammenarbeit verarbeitet und gespeichert. (Name des eigenen Unternehmens) hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. 
Durch Ihre Anmeldung zur Veranstaltung wird Ihre personenbezogenen Daten wie folgt verarbeiten: 

  • Für den eigenen postalischen und elektronischen Versand
  • Bei konkreten einzelnen Projekten und Veranstaltungen
  • Zur Sicherstellung der CO²-Neutralität von (Name des eigenen Unternehmens) um Anreise-Entfernungen und Anreiseart zu berechnen 

Datenschutzhinweis / Einwilligung / Widerruf 

Ich willige ein, dass die Daten für Zwecke der Zusammenarbeit in der Adressverwaltung von (Name des eigenen Unternehmens) verwendet werden. Die Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in der in einer Arbeitsgruppe, einem Projekt oder einem Netzwerk von (Name des eigenen Unternehmens) involviert sind, und wenn dies organisatorische Abläufe erforderlich machen. Auf Anfrage informiert (Name des eigenen Unternehmens) darüber, an wen Daten weitergegeben wurden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten erfolgt nach Artikel 5 und 6 DSVGO. Ihre Einwilligung gilt über die Beendigung der Partnerschaft und des Projektes hinaus, endet jedoch durch Ihren Widerruf, der jederzeit möglich ist. 

  • Ich bin damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht. 
  • Ich bin nicht damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht. 



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Organisation                                                               Unterschrift
Ort, Datum

Teil 2
Datenschutz-Erklärung für Teilnehmer an einem Coaching

(Name des eigenen Unternehmens) erhebt von Coaching-Teilnehmenden die folgenden Daten zum internen Gebrauch und zur Bewältigung der Aufgaben, die im Rahmen der Weiterbildung und der Vor- und Nachbereitung sowie der Durchführung von Veranstaltungen: 

  • Organisationsname 
  • Name, Vorname 
  • Funktion in der Organisation 
  • Adresse 
  • Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, Webadresse 
  • Gegebenenfalls Bankdaten 

Diese Daten werden im Rahmen der Zusammenarbeit verarbeitet und gespeichert. (Name des eigenen Unternehmens) hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. 
Durch Ihre Anmeldung zur Veranstaltung wird (Name des eigenen Unternehmens) Ihre personenbezogenen Daten wie folgt verarbeiten: 

  • Für den eigenen postalischen und elektronischen Versand
  • Bei konkreten einzelnen Projekten und Veranstaltungen
  • Zur Sicherstellung der CO²-Neutralität von (Name des eigenen Unternehmens) um Anreise-Entfernungen und Anreiseart zu berechnen 

(Name des eigenen Unternehmens) wird gegebenenfalls weitere Coaches in das Coaching eibeziehen und personenbezogene Daten an diese weitergeben. (Name des eigenen Unternehmens) wird den Teilnehmenden am Coaching darüber und über die weitergegebenen Daten vorab informieren und seine Zustimmung einholen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Paragraph 9 DSVGO (Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) werden durch (Name des eigenen Unternehmens)nicht dokumentiert.

Datenschutzhinweis / Einwilligung / Widerruf 

Ich willige ein, dass die Daten für Zwecke der Zusammenarbeit in der Adressverwaltung von (Name des eigenen Unternehmens) verwendet werden. Die Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in der in einer Arbeitsgruppe, einem Projekt oder einem Netzwerk von (Name des eigenen Unternehmens) involviert sind, und wenn dies organisatorische Abläufe erforderlich machen. Auf Anfrage informiert (Name des eigenen Unternehmens) darüber, an wen Daten weitergegeben wurden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten erfolgt nach Artikel 5 und 6 DSVGO. Ihre Einwilligung gilt über die Beendigung der Partnerschaft und des Projektes hinaus, endet jedoch durch Ihren Widerruf, der jederzeit möglich ist. 

  • Ich bin damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht. 
  • Ich bin nicht damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht.


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Organisation                                                              Unterschrift
Ort, Datum

Teil 3 
Datenschutz-Erklärung für Auftraggeber einer Weiterbildungsveranstaltung

(Name des eigenen Unternehmens) erhebt von Workshop-Teilnehmenden und Auftraggebenden in Weiterbildungsmaßnahmen die folgenden Daten zum internen Gebrauch und zur Bewältigung der Aufgaben, die im Rahmen der Weiterbildung und der Vor- und Nachbereitung sowie der Durchführung von Veranstaltungen: 

  • Organisationsname 
  • Name, Vorname 
  • Funktion in der Organisation 
  • Adresse 
  • Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, Webadresse 
  • Gegebenenfalls Bankdaten 
  • Gegebenenfalls Anreiseart

Diese Daten werden im Rahmen der Zusammenarbeit verarbeitet und gespeichert. (Name des eigenen Unternehmens) hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. 
Durch Ihre Anmeldung zur Veranstaltung wird (Name des eigenen Unternehmens) Ihre personenbezogenen Daten wie folgt verarbeiten: 

  • Für den eigenen postalischen und elektronischen Versand
  • Bei konkreten einzelnen Projekten und Veranstaltungen
  • Zur Sicherstellung der CO²-Neutralität von (Name des eigenen Unternehmens) um Anreise-Entfernungen und Anreiseart zu berechnen 

(Name des eigenen Unternehmens) wird gegebenenfalls weitere Coaches in das Coaching eibeziehen und personenbezogene Daten an diese weitergeben. <Name des eigenen Unternehmens> wird den Teilnehmenden am Coaching darüber und über die weitergegebenen Daten vorab informieren und seine Zustimmung einholen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Paragraph 9 DSVGO (Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) werden durch (Name des eigenen Unternehmens) nicht dokumentiert.

Datenschutzhinweis / Einwilligung / Widerruf 

Ich willige ein, dass die Daten für Zwecke der Zusammenarbeit in der Adressverwaltung von (Name des eigenen Unternehmens) verwendet werden. Die Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in der in einer Arbeitsgruppe, einem Projekt oder einem Netzwerk von (Name des eigenen Unternehmens) involviert sind, und wenn dies organisatorische Abläufe erforderlich machen. Auf Anfrage informiert (Name des eigenen Unternehmens) darüber, an wen Daten weitergegeben wurden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten erfolgt nach Artikel 5 und 6 DSVGO. Ihre Einwilligung gilt über die Beendigung der Partnerschaft und des Projektes hinaus, endet jedoch durch Ihren Widerruf, der jederzeit möglich ist. 

  • Ich bin damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht. 
  • Ich bin nicht damit einverstanden, dass (Name des eigenen Unternehmens) mich darüber hinaus auf weitere Möglichkeiten der Weiterbildung und auf Dienstleistungen rund um die Weiterbildung aufmerksam macht. 


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Organisation                                                               Unterschrift
Ort, Datum

Bruno Schmalen 
SCHMALEN-Kommunikation und Training 
E-Mail: schmalen@schmalen-online.de 
www.schmalen-online.de 

Diese Publikation ist unter folgender Creative Commons-Lizenz veröffentlicht:
CC BY 4.0  - Weitergabe mit Namensnennung 
Text und Fotos: Bruno Schmalen, SCHMALEN-Kommunikation und Training
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